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            中國新聞網-上海新聞
            上海分社正文
            激活數據“軟要素” 提升服務“軟實力” ——徐匯區在全市率先完成紙質戶籍檔案數字化加工和應用
            2021年08月18日 16:20   來源:中新網上海  

              中新網上海新聞8月18日電(李姝徵 馬凱)“民警同志,我今年80歲了,想開一張我父母的戶籍證明!薄拔野职智皟赡赀^世的,我要查他60年代戶口遷出的記錄,好像是住過南昌路還是襄陽路那里的,我不確定!薄澳憧,這些60年代的戶口登記簿內頁都發黃、發脆了,還能撐多久真不好說!边@些紙質戶籍檔案帶來的困擾,要如何破解?

              紙質檔案越存越多,查找、保存卻存在諸多不便,在城市數字化轉型和加強軟實力建設的今天,紙質戶籍檔案數字化無疑勢在必行。今年以來,徐匯公安分局在市局人口辦、智慧公安辦的大力指導下,深入調查研究、倒排時間節點、逐項攻克難題,全速推進紙質戶籍檔案數字化加工,于6月底保質保量完成了全區13家派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數字化加工任務,并研發基于公安網的信息交互、網上調檔實戰應用系統,在實現派出所“綜合窗口”全域入駐街鎮社區事務受理中心的基礎上,打通徐匯公安政務服務與群眾的“最后一公里”,使戶籍檔案資源更好地服務于公安實戰和社會公眾,為上海建立符合現代化檔案管理要求的檔案體系開展積極探索。

              查閱、保護歷史戶籍檔案,數字化應用優勢明顯

              由于轄區內解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多,戶籍人口遷移變化大,新舊居民出于房產、征信、政審等各種用途前來辦理業務,使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下!皞鹘y紙質檔案查詢時,需要居民提供詳細地址和準確姓名,還需要人工費時翻閱查找,像我們轄區很多老房子,同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家,翻閱查找難度就更大了!惫簿C合窗口民警嚴曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的,居民要開具家人遷出證明,民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠,被查詢人已經過世,后代又不甚了解詳細地址的情況,光通過一個姓名,要查詢到信息更是難上加難。

              而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案,產生高清像素圖片,存入存儲設備。用戶查詢時輸入需求,后臺算法通過對存儲電子檔案進行識別,得出針對性的查詢結果。電子檔案的應用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔,大大縮短了居民等待的時間,加快了窗口的辦事效率。

              不僅如此,紙質檔案因保存年代久遠后,不可避免會出現發黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況,而在每次翻閱查找過程中,又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質檔案的保存還需要一定的溫度、濕度,保存條件較為嚴苛。電子檔案并不會隨著時間流逝而發生物理變化,保存更加完整持久,反復查閱不會受損。紙質檔案量只會越存越多,對保存的空間要求也會越來越大,不僅如此,還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小,在電腦設置密碼等有效的方法下,可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。

              貼近實戰研發數據檢索系統,放大內部“放管服”效能

              徐匯公安分局全流程把控數據錄入質量,嚴守安全底線,優先選擇有涉密資質的加工單位并簽訂保密協議,通過“雙機著錄、一機校驗”全面確保數據錄入準確性。而無紙化只是數字化的第一步,能夠隨時調取這2000余萬頁信息的平臺才是決定工作成敗和服務成效的關鍵。徐匯公安分局專門研發了B/S網絡版數據檢索系統,提供檔案檢索、圖像調閱、庫藏統計、數據導出、用戶管理等功能服務,實現對原始戶籍檔案的電子調檔查詢。

              電子檔案查詢軟件共設置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等7個檔案類別,在查詢類別不詳的情況下,也可通過綜合欄查詢所有檔案類別;設置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代7項查詢條件,可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。

              針對1984年以后的戶籍檔案都是個人頁的問題,電子檔案查詢系統中還添加了顯示前后各5頁的功能,能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案,方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊,還可放大縮小進行辨認,并增加了打印功能,大大方便了工作人員和民警隨時查檔調閱。

              通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔,切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題;同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心,檔案室與窗口分離、民警調檔不便的困擾,放大了內部“放管服”效能,市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

              提升群眾服務體驗感受,助力城市數字化轉型

              目前,徐匯公安分局應群眾申請開具戶籍證明查檔日均350余次,核查戶籍相關材料查檔日均200余次,查詢用時從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內,大大提升了工作效率。

              五年前,一位年邁的阿姨來湖南路派出所開其祖父母的戶籍證明,她小時候只聽她父母提起過祖父母的姓名,并不知道其它信息。當時,戶籍窗口民警嚴曉韞翻了大半天檔案,結果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴在工作日志上記上了一筆。2020年,湖南路派出所率先啟用電子檔案后,民警又聯系到了阿姨。結果,根據阿姨提供的姓名,民警用了5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案!爸x謝,謝謝,太好了,一樁心事總算落地了!崩_多年的問題終于解決了,阿姨開心地連連道謝。

              李女士來到湖南路街道社區事務受理服務中心,想要辦理過世母親的歷史戶籍證明,綜合窗口工作人員小張通過系統查詢,幾乎是立刻查詢到了相關信息,并為李女士打印出了相關證明!耙郧拔矣浀迷诶吓沙鏊臅r候,我要開老房子戶籍證明,民警同志要進去翻半天;現在搬到這里,感覺所有東西都升級了,怎么會那么快?方便,真方便!”李女士感嘆道。

              除了到場辦理外,“一網通辦”的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機隨申辦內提交了一個開具戶籍證明的申請,要求證明“60年代武康路某弄某號內,自己報出生日期以及與父母的親屬關系”。工作人員在工位電腦上收到申請后,通過姓名和地址,迅速查出60年代的戶口登記表,摘抄相關信息填報上傳系統。這樣,任先生在手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明,可以永久留存,更方便隨身攜帶、打印。

              下一步,徐匯警方還將不斷探索完善電子檔案的深入應用,打造一流數字基礎設施,實現警務效益最大化。在實現“進政府一扇門,辦個人大小事”的同時,助力上海城市數字化轉型和城市高品質生活。(完)

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            編輯:李姝徵  

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